第一章 总   则

第一条 学生会文档是学生会工作必不可少的史料和凭证。为推进学生会文档工作的规范化、制度化、科学化进程，提高文档的保密性，保障档案的安全保管以及合理的开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》，并结合我校学生会的实际情况，特制定本制度。 

第二条 学生会文档管理工作须贯彻“为广大同学负责，为人事工作服务”的原则，坚决维护文档的真实性和完整性，实行统一管理、规范保存的办法。 

 

第二章 文档的收集

第三条 秘书处负责学生会文档工作，负责文档的收集、整理、保管、开发工作，其他各部门须设立专人负责本部门文档的收集和整理，并在规定时间内报送秘书处存档。 

第四条 学生会文档包括： 

1、学生会的工作计划、工作总结和重大活动方案； 

2、学生会的请示报告，经验材料和上级下发的各种文件； 

3、学生会的会议记录、工作纪要和工作活动大事记； 

4、学生会与外校交流的资料； 

5、学生会主办的各种简报、期刊及其底稿； 

6、学生会有关人事考核、奖惩、任免资料； 

7、校内外各相关单位的通讯方式； 

8、学生会人员名单及人员调动情况； 

9、其他有保存价值的各种资料（秘书处视情况而定）；

10、学生会与各院系学生会的交流资料。

 

第三章 归档要求

第五条 所有的文档资料必须是有关手续办理完毕后的最终资料。校学生会各部门、各院系学生会在进行工作、开展、总结活动的过程中，应注意上述材料的收集、整理，并在一周内送到校学生会秘书处，以便尽快存档。 

第六条 归档材料必须用蓝色或黑色钢笔或圆珠笔书写，文字清晰，对于确实不能使用原件者，应使用复印件归档。 

第七条 归档材料必须完整、真实，个人文字材料必须有本人签字，凡材料须经相关部门盖章的，必须加盖公章。 

第八条 上交归档材料时，秘书处应标明编号，并注明交接人或单位及交接时间。 

第九条 收集的零散材料必须立即进行整理、分类使之系统化并归档，必须保持 文书资料之间的历史联系，充分利用原始材料，以便于保管和利用。 

第十条 整理的材料须统一规格： 

1、书面材料以A4型纸为统一规格； 

2、除书面材料外应备份电子文档、电子文件，统一存入各部门的子目录里； 

3、照片、磁带、碟片等影像材料应注明内容、时间、地点及主要参加人员等，与书面材料分开存放。 

第十一条 如归档材料不符合要求，秘书处有权退回，并交原部门重新整理。 

 

第四章 文档的管理与查询

第十二条 学生会文档的保存与管理涉及学生会的整体利益。秘书处应定期进行清理和检查，如有遗失或残缺应立即汇报学生会主管人员并进行补救，对相关责任人视情节轻重给予处罚。 

第十三条 因工作需要，需要查阅文档的，须经校团委老师或校学生会主席团批准。 

第十四条 凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属开放范围的档案，并可以摘录和复制。借阅人必须进行登记，注明借阅人姓名、地址、联系方式、借阅事由、借阅内容及借阅期限等。对于重要、珍贵的档案和资料，一般不提供原件使用。 

第十五条 归还文档须经交接双方经办人核对无误后，方可归档。 

第十六条 对已失去保存价值的档案，应征得有关单位部门同意，并造册报经有关领导批准后予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

 

第五章 纪律要求

第十七条 文档的传递由秘书处统一负责，专人专送。 

第十八条 文档的公布须经校团委批准或学生会主席团讨论通过，未经同意，任何组织或个人都无权公布。 

第十九条 任何人查阅文档时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换等破坏档案完整的行为，文档未经允许不得擅自复制传播。 

第二十条 对按本制度应立卷归档的材料，须按规定定期向秘书处移交，集中管理，任何部门或个人不得擅自扣留。 

 

第六章 附   则

第二十一条 本制度自公布之日起生效。 

第二十二条 本制度的解释权归中南财经政法大学主席团所有。